www.dokumenty.pl

Skaner, podstawowe narzędzie w pracy wykorzystywane do przetwarzania dokumentacji z postaci papierowej na formę cyfrową, to dzisiaj wysoko wyspecjalizowane urządzenie zapewniające funkcjonalność, która jeszcze niedawno realizowana była przy zaangażowaniu zestawu dedykowanych stacji roboczych czy serwerów. Dzisiaj zarządzanie dokumentacją, wydruk z repozytorium, skanowanie we wskazane miejsce w systemie, wywoływanie procesów weryfikacji i akceptacji odbywa się z poziomu wyświetlacza urządzenia z interfejsem dotykowym. Jednostki pełniącej rolę portalu, który jest integralną częścią systemu gwarantującą wysokie bezpieczeństwo przy zastosowaniu standardowych metod i protokołów wykorzystywanych do autoryzacji użytkownika w sieci. To czy skaner znajduje się w sieci korporacyjnej czy poza nią z punktu widzenia systemu informatycznego nie ma znaczenia. W wielu przypadkach centralny zasób zasilany jest poprzez rozproszoną sieć urządzeń skanujących.

Korzystanie z systemu skanującego nie wymaga dzisiaj dedykowanego operatora czy stacji roboczej, do której podpięty jest skaner. Skanery dokumentowe zapewniają olbrzymią wydajność, wysoką jakość przy dużej kompresji i zapis w wymaganym formacie wykorzystywanym do zapisu archiwalnego, uprzednio poddanego obróbce OCR na samym urządzeniu. Na podstawie analizy przeprowadzonej przez WODGiK w Łodzi systemy skanujące Xerox pozwalają na uzyskanie najlepszych parametrów obrazu biorąc pod uwagę rozdzielczość, format zapisu, kompresję i jej algorytm. Potwierdziły to zrealizowane projekty digitalizacji zasobu PZGiK w Pajęcznie, Łęczycy i Elblągu. Doświadczenia i przeprowadzone testy były również podstawą zrealizowanych przez Centrum Szkoleniowe WODGiK w Łodzi z siedzibą Sieradzu szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją geodezyjną. Cykl szkoleń swoim zakresem obejmował zagadnienia parametrów obrazu, technik skanowania oraz archiwizowania i udostępniania dokumentacji w formie elektronicznej. Ze szkolenia skorzystało blisko 200 osób kadry kierowniczej ośrodków dokumentacji geodezyjnej z całego kraju.

Dzisiaj urządzenia Xerox odpowiadają za digitalizację zasobów geodezyjnych w Sochaczewie, Kielcach czy Piotrkowie Trybunalskim. Zarówno skanery dokumentowe jak i szerokoformatowe systemy skanujące. Ich czołowym przedstawicielem jest Xerox XEScan zapewniający najwyższej jakości obrazy skanowanych szkiców i map. Także tych składowanych na sztywnych nośnikach o grubości nawet do kilkunastu milimetrów. Podobne funkcje posiada system 6279, nowość w ofercie producenta, który przybliża system szerokoformatowy do urządzenia wielofunkcyjnego. Jest to urządzenie, które pozwala na zrealizowanie wydruku w klasyczny sposób, jak na standardowej drukarce sieciowej, oraz zapewnia skanowanie sieciowe uzupełniając Xerox DocuShare jako spójne, dostarczane od jednego dostawcy rozwiązanie do archiwizacji dokumentacji GIS czy CAD.

Xerox DocuShare jest rozwiązaniem uniwersalnym pozwalającym na wykorzystanie na wiele sposobów i jednoczesne dostosowanie do indywidualnych wymagań klienta. Potwierdzają to dotychczasowe projekty pilotażowe jak np. przygotowany wspólnie z Wydziałem Geodezji Starostwa Powiatowego w Łowiczu, który miał na celu zaprezentowanie możliwości platformy wymiany dokumentów. Wynikiem zrealizowanych działań było udostępnienie zasobu PZGiK poprzez system Xerox DocuShare i zapewnienie bezinwazyjnej integracji z oprogramowaniem wykorzystywanym dla potrzeb geodezji. Zrealizowane w 2009 roku wdrożenia w instytucjach rządowych potwierdzają, że rozwiązanie do pracy z dokumentem elektronicznym firmy Xerox to platforma aplikacyjna rozwijana wraz z pojawiającymi się potrzebami w poszczególnych jednostkach administracji, a nie tylko zwykłe oprogramowanie o określonym przeznaczeniu.

Dla zrealizowania zakładanej funkcjonalności oprogramowania czy zaimplementowania procesów przetwarzania zeskanowanych obrazów, bezwzględnie, koniecznym jest bezpieczne zachowanie treści w repozytorium. Procesy akceptacji faktur czy, wspomniane wcześniej, wdrożone mechanizmy zarządzania procesem legislacji czy powszechnego skorowidza aktów prawnych u swojej podstawy mają usystematyzowaną bazę dokumentów – Xerox DocuShare. Taka podstawa jest fundamentem do stworzenia i rozwoju aplikacji w ramach danej instytucji, jej wydziału czy jednostki organizacyjnej na poziomie jednej platformy wymiany dokumentów. Konsolidacja zasobów wiedzy w ramach jednego systemu informatycznego to zasada, której każde przedsiębiorstwo powinno przestrzegać planując swój rozwój w krótszym czy dłuższym czasie.